Rechnungsabgleich

Auftragsbestätigung gegen Rechnung
— prüfen, freigeben, erst dann buchen.

Rechnungsabgleich ist der Abgleich von Belegen, bevor die Buchhaltung übernimmt: Positionen, Mengen, Preise, Steuer. SonneAI baut das als Service an Ihre Systeme — mit KI zum Lesen und mit Freigabe durch Menschen. Kein Blindflug, kein Shop-Tool von der Stange.

Wer „Rechnungsabgleich“ sucht, meint selten eine neue FiBu. Gemeint ist der Abend in Excel: PDF neben PDF, Abweichung erst spät, Buchungssatz per Tastatur. Denselben Engpass treffen Suchen nach Service, Systemen und Tools — drei Wörter, ein Vorgang.

Fall KIRA ansehen Ersparnis rechnen

Was Rechnungsabgleich im Betrieb wirklich ist

Lieferanten schicken Auftragsbestätigung und später die Rechnung — oft als PDF, manchmal als ZUGFeRD. Jemand vergleicht Positionen, Mengen, Preise, Skonto, Steuer. Abweichungen landen in Excel, in der Mail oder erst in der FiBu. Rechnungsabgleich heißt: denselben Vorgang prüfen, bevor gebucht wird — nicht die Rechnung schön tippen.

• AB ↔ Rechnung: dieselben Positionen, andere Beträge oder Mengen sichtbar machen
• Eingangsrechnung gegen Preisliste oder Bestellung — Überzahlung vermeiden
• Summen, Steuer, Skonto als Regel, nicht als Bauchgefühl
• Prüfliste statt „passt schon“ in der Hektik vor Monatsende

Rechnungsabgleich als Service — nicht als Shop-Abo

„Rechnungsabgleich Services“ klingt nach einem Produkt, das man klickt und fertig ist. In der Praxis scheitert genau das: jedes Lieferanten-PDF sieht anders aus, Ihre Artikelnummern heißen anders als die des Lieferanten, Toleranzen sind Betriebssache. SonneAI liefert den Service als abgegrenztes Umsetzungsprojekt: Regeln, Extraktion, Prüfliste, Freigabe, Anschluss. Danach Wartung — kein monatlicher Tool-Zwang ohne laufenden Nutzen.

1. 01Verstehen

   Mengen, Belegarten, Ausnahmen. Welche Lieferanten, welches Format, was darf um fünf Cent danebenliegen.

2. 02Bauen

   Pipeline: lesen, matchen, Abweichung listen. KI dort, wo Text und Tabellen variieren — Regeln dort, wo Zahlen stimmen müssen.

3. 03Absichern

   Freigabe durch Menschen vor Buchung. Logs, was verglichen wurde. Kein stilles Schreiben in DATEV oder ERP.

Rechnungsabgleich und Ihre Systeme

Die Pipeline hängt an dem, was schon da ist: Ordner, Microsoft 365, Warenwirtschaft, DATEV-Übergabe, ZUGFeRD-Ausgang. Wir ersetzen nicht die Buchhaltung. Rechnungsabgleich-Systeme im Konzernsinn — ein neues ERP — brauchen die meisten Betriebe nicht. Was sie brauchen: Felder, die stimmen, und eine Stelle, an der ein Mensch Ja oder Nein sagt, bevor ein Buchungssatz entsteht.

• Bestehende Ablage und Mail bleiben die Quelle — kein Zweitarchiv erzwingen
• Anschluss an Warenwirtschaft oder Listen, die Sie schon pflegen
• Buchungssatz vorbereiten, Übergabe erst nach Freigabe
• E-Rechnung (ZUGFeRD) dort, wo sie den Abgleich verkürzt — nicht als Pflicht-Umbau

Warum ein generisches Rechnungsabgleich-Tool oft enttäuscht

Ein fertiges Tool erwartet saubere Belege und eine feste Tabelle. Ihre Realität ist Scan, Sammelrechnung, abweichende Einheiten, Skonto-Fenster. Deshalb verkaufen wir keinen Katalog-„Rechnungsabgleich Tool“-Shop. Die KI liest vor, Regeln prüfen Summen und Positionen, Abweichungen kommen auf eine Liste. Buchung erst nach OK — wie im Fall KIRA in der Druckerei.

Richtwerte aus dem Fall: Entwicklung oft im niedrigen vierstelligen Bereich statt klassischer Individualsoftware im hohen Vier- oder Fünfsteller; Ersparnis skaliert mit der Wochenmenge. Zahlen und Annahmen stehen unter KIRA und im Ersparnis-Rechner (Preset AB ↔ Rechnung).

Für wen das passt

Druckerei und Produktion mit vielen Lieferanten-PDFs. Handel, der Eingangsrechnungen gegen Konditionen hält. Handwerk, das Preislisten und Belege abgleicht. Buchhaltung, die prüft statt tippt. Nicht geeignet: wer eine Komplett-FiBu „weil alle das machen“ sucht oder Belege ungeprüft durchreichen will.

Branche Druckerei · KI-Beratung · Gespräch · Tel. 0172-2715876